Die Welt zu Besuch auf dem Bauernhof

29. Mai 2015 Valérie

Gestern Abend durften wir auf unserem Juckerhof wichtige Gäste empfangen. 250 Teilnehmer des FIFA Medical Congress sind für einen Abend ins Zürcher Oberland gekommen. Mit Kutschen wurden die Gäste auf den Hof gebracht. Das Wetter für den Apéro auf dem Seeblick war perfekt. Der Blick in die Alpen hat dann auch für viele Ah’s und Oh’s gesorgt, war das Klientel doch international.

Umfangreiche Vorbereitungen für Firmenevent

Es war ein perfekter Anlass, die Rückmeldungen waren durchwegs positiv. Doch einem solchen Anlass gehen umfangreiche Vorbereitungen voraus. Angefragt wurden wir bereits im Dezember letzten Jahres. Zu diesem Zeitpunkt waren wir aber nur eine von mehreren Optionen. Ende Januar stand dann fest: das Gala-Dinner soll bei uns auf dem Juckerhof stattfinden. Im Februar wurde dann der Hof detailliert besichtigt. Es folgte ein Testessen mit Weindegustation, an dem vier Personen teilgenommen haben. Das Menu wurde ausprobiert, Änderungswünsche wurden angebracht. Dann ging der Event immer mehr in die Detailplanung.

Zwei Wochen vorher hatte Eventmanagerin Sandra intensiv mit diversen Partien zu koordinieren: dem Techniker, dem Zeltbauer, dem Kunden. Dazwischen immer wieder neue Offerten geschrieben. Insgesamt wurden es mindestens acht. Das Rahmenprogramm sollte organisiert werden: Kutschenfahrer, Alphornbläser, Jodler-Chor und Fahnenschwinger gebrieft werden: wer muss wann wo sein? Was wird gewünscht? Wie sollen die Servietten gefaltet werden? Woher kriegen wir Koschere Menus? Und so weiter.

Am Tag selber ist sowieso der Bär los. Sind alle Dinge am richtigen Ort? Ist das Service-Team komplett? Ist der Sicherheitsdienst gebrieft? Wo bleibt die Dame mit der Dekoration? Kann schon aufgedeckt werden? Wer einen solchen Anlass organisiert, muss kühlen Kopf bewahren. Und die Hektik hört nicht auf, bis die Gäste da sind. Wie fast immer kommt dann aber doch alles gut. Eventmanagerin Sandra hat uns hierzu noch einige Fragen beantwortet:

Wie hat der Event ausgesehen?

Er war komplett auf Swissness ausgerichtet. Die Gäste sind mit Pferdekutschen auf den Hof gekommen und haben auf dem Seeblick einen rustikalen Apéro von den Strohballenbuffets zu sich genommen. Ein Jodler-Chor aus der Region war vor Ort, genauso wie Fahnenschwinger. Das Zelt war mitten auf dem Hofplatz angrenzend an die Scheune angebaut. Zu Essen gab es Menus mit regionalen Zutaten, mit hofeigenen Spargeln. Alles wurde in der hofeigenen Küche gekocht. Nach dem Hauptgang gab es eine Alphornshow und anschliessend ein umfangreiches Dessertbuffet.

Welches waren die grössten Herausforderungen bei der Organisation des Events?

Die FIFA ist ein sehr anspruchsvoller Kunde. Es war alles bis ins Detail abgesprochen. Nichts wurde dem Zufall überlassen. Die Tischwäsche musste beispielsweise mit einem Dampfbügeleisen geglättet werden. Wichtig war auch: es waren viele internationale Kunden dabei, die teilweise Koscher-Menus oder vegetarische Menus brauchten.

Was war der schönste Moment am Anlass?

Für die Gäste wahrscheinlich der Moment, als sie den Seeblick betraten. Die Sicht in die Alpen war perfekt. Das Panorama ist insbesondere für internationale Gäste immer wieder ein Highlight. Für mich persönlich waren es die strahlenden Augen der Gäste. Die Kulisse war einfach perfekt. Ich finde es immer ein Highlight, internationale Gäste zu bewirten. Wenn man so viele zufriedene Gesichter blickt weiss man, dass man seinen Job gut gemacht hat.

 

Ablauf Eventorganisation im Überblick

6 Monate vorher:    erste Anfrage

5 Monate vorher:    definitive Zusage

4 Monate vorher:    Detailbesichtigung der Location

2 Monate vorher:    Testessen, Festlegung Weine und Menu

2 Wochen vorher:    Briefing externe Aufträge: Technik, Zeltbau und Rahmenprogramm

1 Woche vorher:     Briefing mit Küche, Service, Facility Management, Deko

1 Tag vorher:       Zeltaufbau, Möblierung

5 Stunden vorher:   Aufdecken, Dekoration, Beleuchtung und Feinschliff

1 Stunde vorher:    Letztes Briefing mit allen Mitarbeitern

 

Zum Bericht auf Blick.ch: http://www.blick.ch/sport/fussball/seegraeben-zh-in-aufruhr-fifa-macht-party-auf-dem-bauernhof-id3805608.html

 

 

Das Video zum Event-Aufbau